O texto que segue foi um trabalho para a pós-graduação em Gestão Estratégica da Informação, disciplina em Gestão de Arquivo e Documentação. Compartilho com vocês esse trabalho que me fez perceber a importância sobre a guarda de documentos e quanto essa informação arquivada pode ser fundamental para processos decisórios. O texto é uma resenha do texto de Luciana Duranti “The odissey of records managers”.
A Odisséia dos records managers
Luciana Duranti “The odissey of records managers”
O artigo apresenta um histórico da gestão de documentos desde do período mesopotâmio até o período moderno. No artigo são destacados a necessidade de criação de arquivos, a função das pessoas envolvidas e seus status perante a sociedade, o por que de nomes como arquivos, arquivistas e outras denominações. A importância estratégica da função em questões militares e políticas. A autora do artigo, Luciana Duranti, é nome de referência na literatura documental.
O artigo chama atenção para o fato de nomes como “records managers” não poderem ser referidos com o mesmo significados aos guardiões mesopotâmios e aos profissionais de hoje, em função de haver diferenças substanciais em decorrência da evolução da profissão e da necessidade de arquivar documentos também ter sofrido mudanças.
O termo “records managers” é explicado, em nota do tradutor, como referência aos profissionais que trabalham nas organizações em geral e que se dedicam às questões ligadas à geração e guarda de documento de arquivos em sua fase ativa; “archivists” são os profissionais responsáveis pela guarda dos documentos já não ativos. A nota continua explicando que no Brasil não há termos diferentes, utilizando-se apenas “Arquivo” para a denominação de prédios, profissão, profissionais, localização. Isto me chamou a atenção em função da língua portuguesa ser tão ampla, complexa e normalmente disponibilizar várias termos para um mesmo significado. Talvez venha daí o pouco conhecimento quanto a importância da gestão de documentos tanto por questões históricas, segurança e estratégica para avanços corporativos.
Pelo artigo foi possível perceber que a informação sempre foi um produto relevante. Mesmo na época que não havia forma de preservar a informação de forma física, a oralidade era o recurso utilizado, mesmo que este seja um modo tanto arriscado e subjetivo, pois depende e muito de memória.
Com a evolução da escrita e dos métodos de preservação a função dos “records managers” foi sendo fortalecida e chega aos dias de hoje com a responsabilidade de decidir quais informações serão selecionadas e preservadas para o futuro.
O artigo cita uma passagem do primeiro tratado sobre o assunto escrito em 1632 por Baldassare Bonifacio de Treviso, doutor em teologia e direito: “não existe nada mais útil para instruir e ensinar os homens, nada mais necessário para esclarecer e ilustrar as questões obscuras, nada mais necessário para conservar patrimônios e tronos, coisas públicas e privadas, que um bem constituído armazém de […] documentos e documentos de arquivos…” Esta passagem demonstra a importância da gestão de documentos tanto para o reconhecimento do passado como para decisões futuras. Com uma seleção adequada, correta, uma preservação por longo tempo de documentos, o acesso aos documentos, a recuperação rápida e fácil destes são pontos indispensáveis e essenciais para a preservação de memória, para a manutenção da informação, e para a construção do conhecimento e o compartilhamento do saber.
Como é citado no texto “… a produção de documentos tornou-se devastadora e preservar qualquer coisa parecia ser uma tarefa impossível. A seleção era necessária.” É imprescindível saber analisar e reconhecer as que serão importantes para a empresa e ou organização. As facilidades de acesso às informações em diversos níveis alcançadas pelo desenvolvimento das Teconologias da Informação e Comunicação, em especial pela Internet, são de grande importância, mas ao mesmo tempo podem produzir efeito contrário se forem mal analisadas e ficam à mercê de informações desnecessárias, irrelevantes, e em maior grau de gravidade, equivocadas.
Este fato fortalece ainda mais a importância do profissional “records managers” que é o responsável pela seleção de informações que será arquivadas e preservadas tanto com intuito histórico como estratégico. E neste último caso ofundamental na captação de informação é saber entender os indicadores, identificar as tendências e gerar decisões. É natural que toda decisão, mesmo embasada em informações corretas e coerentes, não sejam 100% seguras e inabaláveis.
Muitas organizações cientes da importância da gestão de documentos como estratégia para seu avanço e/ou manutenção no mundo corporativo tem dado forte atenção e investimento nas formas físicas de organizar a documentação e o conhecimento adquirido no passar dos anos. Diferenciando-se uma das outras no quesito capital humano e na capacidade delas (empresas) transformarem esse capital, adicionado a outros recursos, como inovação e relacionamento, em capital intelectual. O capital humano proporciona à empresa o entendimento e capacidade de reconhecer quais e quanto de informações são imprescindíveis para seu negócio e pontuar o contexto ambiental que se encontra e identificar esse ambiente (leis, normas, tratados, contratos, clientes, comunidade, responsabilidade social, fornecedores, concorrentes, colaboradores etc). De novo, voltamos a importância dos “records managers”.